Bez cyfryzacji praca zdalna lub rotacyjna jest niemożliwa, dlatego wiele firm staje przed koniecznością przeprowadzenia zmian. Warunki są ku temu bardzo sprzyjające, przede wszystkim dlatego, że w ostatnich miesiącach znacząco wzrosła zdolność adaptacji do nowych warunków otoczenia. Cyfryzacja jest trendem, który staje się miarą sukcesu.

Według ekspertów ABSL w ciągu trzech najbliższych lat cyfryzacja usług zyska większe znaczenie niż dostępność rąk do pracy. W prezentacji najnowszego raportu o warunkach prowadzenia biznesu w regionie EMEA (Europa, Bliski Wschód, Afryka) przewidują, że obraz globalnego rynku usług dla biznesu zmieni się całkowicie. Motorem tej zmiany mają być centra usług wspólnych, które teraz mają wielką szansę przeprowadzenia strategicznej, strukturalnej transformacji z pomocą firm outsourcingowych. – Z dnia na dzień przeszliśmy na model pracy zdalnej i poradziliśmy sobie świetnie w sytuacji kryzysowej. Było to możliwe właśnie dzięki cyfryzacji procesów, dzięki której biznes może skoncentrować się na najważniejszym, czyli działalności operacyjnej – zauważa Nina Twardowska, prezes zarządu spółki Impel Business Solutions, która przeprowadza swoich klientów przez proces głębokiej zmiany z udziałem cyfryzacji, automatyzacji i robotyzacji.

Z korzyścią dla firm

Zdolność adaptacji do nowej sytuacji ma ogromne znaczenie dla biznesu, co udowodniły ostatnie miesiące przymusowej pracy zdalnej, z której de facto wiele firm i pracowników nie chce rezygnować ze względu na bezpieczeństwo lub produktywność, czego przykładem jest Impel Business Solutions. To powoduje, że znaczenie i wartość cyfryzacji rosną. – Umiejętność funkcjonowania w świecie wirtualnym, zdolność realizacji zadań w oparciu o modele cyfrowe – to elementy, które stają się przyszłością – twierdzi Nina Twardowska. – Cyfryzacja, która jest nowym trendem, nastąpi szybciej niż do tej pory zakładaliśmy – utrzymuje.

Firmy chcące efektywnie pracować zdalnie nie mają wyjścia – muszą używać narzędzi i rozwiązań cyfrowych. Pozwoli im to usprawnić podstawowe procesy, uwolnić moce i przenieść je do najważniejszych obszarów działalności. – Wiele procesów z grupy back office czy HR warto zamienić na formę cyfrową. Przykładowo: dokumenty papierowe, które człowiek zeskanuje, stają się cyfrową wersją, z której algorytm pozyskuje dane i może na nich samodzielnie pracować. Oczywiście na cyfrowych danych może pracować także człowiek – z dowolnego miejsca na świecie, w dowolnym czasie. To największa wartość dla firm w nowym świecie biznesowym, jaki się przed nami kreuje – podkreśla Nina Twardowska.

Im bardziej cyfrowy jest proces lub usługa, tym większą ma wartość dla organizacji, ponieważ proces może być realizowany z dowolnego miejsca w dowolny sposób. Kolejną wartością trwałej transformacji cyfrowej jest budowanie przewagi konkurencyjnej w wyniku jej przeprowadzania oraz czerpanie ze światowych trendów. – Cyfryzacja przybliża nas do konkurencji, zwłaszcza międzynarodowej. Poza tym jedna trwała zmiana pobudza nas do wdrażania kolejnych, wprowadza nas w proces ewolucji, ale nie rewolucji – argumentuje Nina Twardowska.

Innym ważnym skutkiem jest porządkowanie i strukturalizacja procesów, które dzięki automatyzacji stają się coraz bardziej bezobsługowe, co pozwala pracownikom na skoncentrowanie się na innych zadaniach, prowadzi do zmniejszenia rotacji oraz do zwiększenia efektywności samego procesu. – Na przykładzie Impel Business Solutions wiem, że bez automatyzacji i robotyzacji nie moglibyśmy pracować z domu – dostrzega Nina Twardowska.

Z korzyścią dla pracowników

Możliwość pracy zdalnej lub w trybie mieszanym oraz zapewnienie bezpieczeństwa to w nowej rzeczywistości dwa główne argumenty przemawiające za cyfryzacją, która przynosi wiele korzyści nie tylko firmom, lecz również samym pracownikom. Zautomatyzowane procesy dają im wirtualne dane, na których mogą pracować zdalnie. – Realizacja zadań w oparciu o taki model będzie miarą sukcesu najbliższych miesięcy i lat – uważa Nina Twardowska.

Dużą wartością wynikającą z cyfryzacji jest możliwość zadaniowego i bardziej elastycznego podejścia do pracy oraz sposobu jej wykonywania. Możliwość decyzji, kiedy wykonają zadanie, a kiedy zajmą się sprawami osobistymi ma dla pracowników niebagatelne znaczenie. Elastyczność to również oszczędność czasu np. na dojazdach, co zwłaszcza w dużych miastach odgrywa znaczącą rolę. Innym aspektem jest ułatwienie wdrożenia pracownika w trybie wirtualnym, co bez cyfryzacji jest praktycznie niemożliwe.

Zupełną nowością w kwestii elastyczności miejsc pracy jest to, że celem stało się przestawienie organizacji na model rotacyjny. To pracownicy będą decydowali, kiedy chcą przyjeżdżać do biura, a kiedy pracować w domu. – Wiele osób twierdzi, że w domu łatwiej o koncentrację i efektywne wykonywanie konkretnych zadań, podczas gdy biuro sprzyja usprawnianiu procesów lub szkoleniom – mówi Nina Twardowska.

Szukając pozytywnych stron epidemii, trzeba zwrócić uwagę na to, że nieuchronna zmiana cyfrowa jest coraz łatwiej akceptowana, a ludzie chętniej się do niej przystosowują, dostrzegając przy tym sporo korzyści. Wielkim wsparciem przeprowadzenia transformacji są firmy outsourcingowe takie jak Impel Business Solutions, które zachęcają organizacje do wyjścia poza utartą ścieżkę i do zwrócenia się w stronę procesów cyfrowych przeprowadzanych kompleksowo.