Przeglądając archiwa natrafiliśmy na zestawienie dystrybutorów z 1998 roku. Zachęciło nas to do opisania dokonań branży i jak się ona zmieniała w całym okresie do dziś. Warto analizować historię i z tej perspektywy ocenić pierwotne założenia i ich realizację, bo historia jest całkiem pouczająca i może nas skłonić do przemyśleń oraz daleko idących decyzji

Na początku lat dziewięćdziesiątych wraz z upadkiem WSS Społem powstały pierwsze duże prywatne hurtownie  biurowe pokrywające swoim zasięgiem całą Polskę. W 1996 mieliśmy już pierwsza grupę zakupową A5, która wydrukowała katalog biuro-serwisowy. Następnie powstała grupa zakupowa Partner XXI. Wkrótce pojawiły się też firmy zagraniczne: Office Depot, Bjorsels i  Dudley. Dudley przejął większa cześć grupy A5, która w ten sposób zakończyła wspólne działanie. Dudley w skutek błędnych decyzji biznesowych zbankrutował w 2000r. Producent zeszytów i importer długopisów żelowych TOP 2000 wprowadził do Polski Lyreco. Dużym graczem krajowym w tych czasach była Zeta Katowice z grupą firm dilerskich w sieci Pro Office,  oraz Lobos Kraków z jednym z najlepszych katalogów. Kolejna grupa zakupowa Biuro Plus pojawiła się w 1999 roku. Grupa ta przystąpiła do sieci europejskiej EOSA. Rozwój Biuro Plus następował bardzo dynamicznie dzięki klarownej wizji rozwoju i  dyscyplinie członków. Wydawało się, że Biuro Plus ma szansę wyprzedzić ówczesnego lidera Partnera XXI. Tak się jednak nie stało. Rozdźwięki w obu największych grupach zakupowych spowodowały utratę dynamizmu i rezygnację z dalszej integracji wspólnych działań. Kolejną powstałą grupą w 2003 roku składającą się z mniejszych firm byłą i jest Konsorcjum Biuro Klub, następnie OSSA, Kompania Biurowa, oraz Global Biuro.

Głównym pomysłem tworzenia grup zakupowych w Polsce było stworzenie przeciwwagi do działających w całym kraju międzynarodowych biuroserwisów Office Depot i Lyreco. W ten sposób krajowe firmy o podobnym potencjale i nie pokrywających się obszarach działania mogły zaoferować pod jednym szyldem grupy konkurencyjne usługi dla odbiorców ogólnopolskich. Głównym narzędziem sprzedaży stał się wspólny, drukowany katalog produktów. Wiele firm postawiło na nowy dla nich biuroserwis.  Partner XXI  poszedł o krok dalej organizując gwarantujące zapłatę  centralne fakturowanie dostawców (niestety ostatnio zaniechane). Leaderzy każdej z grup próbowali stworzyć przekonywujące strategie rozwoju, jednak szybki wzrost biuroserwisów spowodował zmianę priorytetów. Zyski krótkoterminowe przesłoniły wizję i strategię wspólnego rozwoju i uniemożliwiły dalszą integrację.

Gdy policzymy całkowitą liczbę zatrudnionych w grupie zakupowej widać, że działalność operacyjna zduplikowana u każdego z udziałowców pochłania znaczną część marży. Odbywa się to kosztem mniejszych sił sprzedaży i marketingu oraz wpływa na wysokie ceny rynkowe. W konsekwencji większe firmy mają się dobrze ale rozwijają się wyłącznie organicznie, a mniejsze firmy są nieefektywne. Powoduje to niemożność zbudowania wspólnej strategii grupy, a jej brak pozbawia grupę zakupową motywacji do dalszego wspólnego działania.

Przez ostatnie 20 lat Polska przeobraziła się w kraj mogący konkurować z rynkami zachodnimi. Wzrosły bardzo koszty prowadzenia działalności i efektywność biznesu stała się koniecznością. Jednym z podstawowych zadań grup zakupowych w naszych czasach winno być zwiększenie efektywności przez koncentrację usług w centrali i ograniczenie zatrudnienia i kosztów nie związanych bezpośrednio ze zdobywaniem zamówień u każdego z udziałowców. Działania takie bywają postrzegane jako niebezpieczne bo ograniczające samodzielność firm, jest to jednak pogląd nie całkowicie prawdziwy. Tylko działania wspólne mogą wprowadzić nawet duże firmy w wcześniej niedostępne obszary wysokiej efektywności i przełożyć się na ich jeszcze większe zyski, większą stabilność i bezpieczeństwo długoterminowego funkcjonowania.